Pertanyaan yang Sering Diajukan

Login ke sistem SIGMA menggunakan akun yang telah didaftarkan oleh Admin Pusat. Langkah-langkah: (1) Buka halaman /accounts/login/; (2) Masukkan alamat email dan kata sandi; (3) Klik 'Masuk'. Jika lupa kata sandi, gunakan fitur 'Lupa Kata Sandi' dan ikuti instruksi di email. Akun baru untuk mitra didaftarkan melalui Admin Balai atau Admin Pusat. Mitra tidak dapat mendaftar sendiri.

Tiga peran utama dalam sistem SIGMA: (1) Admin Pusat: akses penuh ke semua data, kelola pengguna, approve permohonan di level pusat, kelola konten publikasi; (2) Admin Balai: kelola data UPT sendiri, verifikasi permohonan, input data monev; (3) Mitra: submit dan pantau permohonan sendiri, upload dokumen, input laporan monev. Setiap peran memiliki tampilan dan menu yang berbeda sesuai kewenangannya.

Kata sandi dapat diubah melalui menu Akun: (1) Klik nama pengguna di pojok kanan atas; (2) Pilih 'Pengaturan Akun'; (3) Pilih tab 'Keamanan'; (4) Isi kata sandi lama dan kata sandi baru (min. 8 karakter, kombinasi huruf dan angka); (5) Klik 'Simpan Perubahan'. Jika tidak ingat kata sandi lama, gunakan fitur reset kata sandi di halaman login.

Permohonan kerja sama dapat diajukan oleh: (1) Badan usaha berbadan hukum Indonesia (PT, CV, Koperasi, BUMN/BUMD); (2) Lembaga swadaya masyarakat yang berbadan hukum; (3) Lembaga penelitian/pendidikan; (4) Lembaga internasional yang beroperasi sah di Indonesia. Calon mitra wajib memiliki kemampuan teknis dan finansial yang memadai sesuai Permenhut P.85/Menhut-II/2014.

Dokumen yang wajib dilampirkan meliputi: (1) Surat permohonan resmi; (2) Akta pendirian dan legalitas badan usaha/lembaga; (3) Profil perusahaan/lembaga lengkap; (4) Proposal rencana kegiatan; (5) Rencana pendanaan dan sumber daya; (6) Dokumen AMDAL atau UKL-UPL (jika dipersyaratkan); (7) Peta lokasi kegiatan yang diusulkan. Persyaratan lengkap dapat berubah sesuai jenis kerja sama.

Proses evaluasi permohonan memerlukan waktu sebagai berikut: (1) Verifikasi kelengkapan berkas: 5 hari kerja; (2) Evaluasi teknis oleh UPT Balai: 14 hari kerja; (3) Evaluasi oleh Direktorat Pusat (jika diperlukan): 14 hari kerja; (4) Penerbitan izin/perjanjian kerja sama: 7 hari kerja. Total estimasi: 30 sampai 60 hari kerja tergantung kelengkapan dan kompleksitas permohonan.

Bentuk kerja sama yang tersedia antara lain: (1) Kerja sama pemanfaatan jasa lingkungan (wisata alam, air, karbon); (2) Kerja sama penelitian dan pengembangan; (3) Kerja sama pendidikan dan pelatihan; (4) Kerja sama pemberdayaan masyarakat; (5) Kerja sama perlindungan dan pengamanan kawasan. Setiap bentuk kerja sama memiliki persyaratan dan prosedur tersendiri.

Status permohonan dapat dipantau melalui akun Mitra di sistem SIGMA. Setiap perubahan status akan dikirimkan notifikasi ke email yang terdaftar. Status permohonan meliputi: Draft → Diajukan → Dalam Verifikasi → Dalam Evaluasi → Disetujui/Ditolak. Jika ada pertanyaan, gunakan fitur Helpdesk atau hubungi UPT Balai terkait.

Alur permohonan dalam sistem SIGMA: (1) Mitra membuat draft permohonan dan melengkapi data serta dokumen; (2) Mitra submit permohonan → status: DIAJUKAN; (3) Admin Balai verifikasi kelengkapan berkas → status: DALAM_VERIFIKASI; (4) Jika lolos verifikasi → status: DALAM_EVALUASI; jika tidak, dikembalikan ke mitra; (5) Evaluasi teknis oleh Admin Balai dan/atau Tim Pusat; (6) Keputusan: DISETUJUI atau DITOLAK; (7) Jika disetujui, penyusunan draft Perjanjian Kerja Sama (PKS); (8) Penandatanganan PKS dan aktivasi kerja sama di sistem.

Admin Balai wajib melibatkan Admin Pusat dalam kondisi berikut: (1) Nilai kontribusi kerja sama melebihi threshold yang ditetapkan dalam rule engine; (2) Permohonan melibatkan kawasan lintas UPT; (3) Mitra adalah lembaga asing atau memiliki afiliasi internasional; (4) Terdapat potensi konflik kepentingan atau sensitivitas politik; (5) Admin Balai memerlukan arahan untuk kasus yang tidak ada presedennya. Eskalasi dilakukan melalui tombol 'Eskalasi ke Pusat' di halaman detail permohonan.

Permohonan yang belum memenuhi kelengkapan dapat dikembalikan melalui: (1) Buka detail permohonan yang bersangkutan; (2) Klik tombol 'Kembalikan ke Mitra'; (3) Isi catatan/alasan pengembalian secara jelas karena catatan ini akan diterima mitra; (4) Klik 'Konfirmasi'. Status permohonan akan kembali ke DRAFT dan mitra akan menerima notifikasi email beserta catatan yang diisi. Pastikan catatan pengembalian informatif dan konstruktif.

Jangka waktu perjanjian kerja sama ditetapkan berdasarkan jenis kegiatan: (1) Kerja sama jasa lingkungan: maksimal 5 tahun dan dapat diperpanjang; (2) Kerja sama penelitian: 1 sampai 3 tahun; (3) Kerja sama pendidikan: 1 sampai 2 tahun. Perpanjangan perjanjian diajukan paling lambat 6 bulan sebelum masa berakhir.

Perjanjian kerja sama dapat diakhiri sebelum masa berakhir dalam kondisi: (1) Permohonan bersama kedua pihak; (2) Mitra melanggar ketentuan perjanjian secara signifikan; (3) Force majeure yang mengakibatkan kegiatan tidak dapat dilanjutkan; (4) Pencabutan izin operasional mitra. Proses pengakhiran mengikuti prosedur yang ditetapkan dalam perjanjian.

Mitra kerja sama wajib menyampaikan: (1) Laporan kemajuan kegiatan setiap 6 bulan; (2) Laporan tahunan pelaksanaan kegiatan; (3) Laporan keuangan sesuai periode yang disepakati; (4) Laporan khusus apabila terjadi insiden atau kejadian luar biasa. Laporan disampaikan melalui sistem SIGMA dan ditembuskan kepada UPT Balai terkait.

Keterlambatan pelaporan dikenakan sanksi administratif berupa: (1) Peringatan tertulis (keterlambatan 1 sampai 30 hari); (2) Penundaan proses perpanjangan perjanjian; (3) Dalam kondisi tertentu, dapat berujung pada pengakhiran perjanjian. Mitra diharapkan mengajukan permohonan perpanjangan waktu pelaporan sebelum batas waktu yang ditetapkan.

Input data monitoring dilakukan melalui menu Monev: (1) Pilih PKS/kegiatan yang akan diinput; (2) Klik 'Tambah Entri Monev'; (3) Isi periode pelaporan, indikator capaian, realisasi, dan kendala; (4) Upload dokumen pendukung (foto, laporan); (5) Simpan sebagai draft atau langsung submit. Data monev yang di-submit oleh mitra dapat diverifikasi oleh Admin Balai melalui tombol 'Verifikasi Data' di halaman detail monev.

Prosedur penanganan pelanggaran: (1) Admin Balai mendokumentasikan temuan pelanggaran dengan bukti yang cukup; (2) Berikan peringatan tertulis pertama melalui sistem (menu: Detail PKS → Tindakan → Peringatan); (3) Jika tidak ada respons dalam 14 hari, berikan peringatan kedua; (4) Jika pelanggaran berlanjut atau bersifat berat, proses pengakhiran PKS dapat diinisiasi; (5) Semua tindakan terekam dalam audit log sistem. Untuk pelanggaran berat (merusak kawasan, pidana), segera laporkan ke Admin Pusat.

Data rahasia yang dilindungi UU PDP 27/2022 dan kebijakan internal: (1) Data identitas pribadi mitra (KTP, NPWP, rekening bank); (2) Isi perjanjian kerja sama yang belum ditandatangani; (3) Hasil evaluasi internal dan catatan reviewer; (4) Koordinat detail kawasan sensitif (lokasi fauna dilindungi, dll.); (5) Data keuangan kontribusi mitra. Jangan meneruskan tangkapan layar sistem atau dokumen berklasifikasi melalui media sosial atau aplikasi pesan tidak terenkripsi.

Langkah darurat jika akun dicurigai diretas: (1) Segera ganti kata sandi melalui halaman /accounts/password/change/; (2) Periksa riwayat aktivitas di menu Akun → Log Aktivitas; (3) Laporkan insiden ke Admin Pusat melalui Helpdesk dengan subjek [KEAMANAN]; (4) Jika tidak bisa login, hubungi Admin Pusat langsung untuk reset akun; (5) Admin Pusat akan mengaktifkan prosedur keamanan dan audit trail. Jangan tunda pelaporan karena setiap jam dapat berarti risiko kebocoran data lebih lanjut.